房地产开发有限公司资产用品采购及管理规范

编号：hstj-xz-01

1.0定义

1.1兼职资产管理员：资产使用部门负责人指定的负责本部门日常资产管理的人员。

1.2固定资产：凡单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的劳动资料，列为固定资产。

1.3低耗品：即“低值易耗品”，是指：单位价值在2000元以上并且使用期限不超过两年的资产或者单位购置价在500-2000元的一切物品。为便于归类管理，列入下列范围的物品，不论单位购置价的高低（包括符合固定资产条件的），均认定为低值易耗品：

1.3.1通讯器材：电话机（不含手机）、对讲机等；

1.3.2家具：桌（台）、椅、沙发、茶几、书柜、文件柜、储物柜、衣柜、保险柜、皮箱（包）、黑（白）板等；

1.3.3消防器材：消防栓、灭火器、消防桶等；

1.3.4设备或仪器：电视机、录像机、幻灯机、音响器材、照相机、摄像机、水箱、饮水器、计算器、消毒器、风扇、洗衣机、点（验）钞机、打卡机、热水器、钟表、吸尘器、电饭煲、煤气灶（瓶）、抽烟机、冰箱（柜）、铰肉机、应急灯、绘图仪、装订机、运动器材等；

1.3.5其它：软件系统等。

1.4日常消耗办公用品：是指日常消耗办公文具用品、日常消耗清洁用品和接待用品（主要是洗涤用品、茶叶、一次性水杯、矿泉水等）。

2.0适用范围

本规范适用于公司固定资产、低耗品及日常消耗办公用品的管理。

3.0管理权限

3.1公司物资管理采取统一管理、分层负责的原则。

3.2人事行政部负责审批固定资产、低耗品及日常消耗办公用品的购置手续和调配转移事宜。负责资产管理的行政专员负责对购入的实物办理入库、领用登记、报废查验、盘点及管理；
负责总务管理的行政专员负责公司所有固定资产、低耗品及日常消耗办公用品的采购（特殊情况经有审批权领导同意的除外）。

3.3各部门负责人负责安排本部门领用的固定资产、低耗品及日常消耗办公用品的使用和保管。

3.4物资使用人负责自行领用的固定资产、低耗品及日常消耗办公用品的使用和保管。

4.0工作流程

4.1供应商的选择

4.1.1负责总务管理的行政专员根据所需物资或服务的要求，组织安排对供应商进行初步调查，并按以下评价原则拟定3-5家供应商：

4.1.1.1供应商能满足公司所需物资或服务的质量要求（信誉好、价格合理、生产/供货能力满足要求、服务好、交通方便，运距短，便于联络）；

4.1.2负责总务管理的行政专员将拟定的供应商的情况汇总并填写《供应商评估表》，

人事行政经理负责审核。

4.1.3人事行政经理按第4.1.1.1条评价原则对供应商进行评估，并在评估表中签署意见（认可或不认可）；
对认可的供应商，流转至常务副总经理审批。原则上若同一物资或服务常务副总经理评估认可的供应商少于2家，则负责总务管理的行政专员须再次组织新供应商的初步调查。

4.1.4负责总务管理的行政专员将常务副总经理审批通过的供应商汇总或更新到《认可供应商一览表》，每半年交人事行政经理复核后连同原始资料转交负责档案管理的行政专员存档，作为今后购买商品或服务时选择供应商的依据。

4.1.5公司负责资产管理的行政专员每半年收集一次各部门对现使用产品的质量反馈意见，若发现同类产品质量不好，则立即通知负责总务管理的行政专员更换该产品或对供应商进行重新评估，对不符合条件的予以更换。

4.2采购工作流程

4.2.1固定资产及低耗品的采购

申请人填写《资产用品购置申请单》→部门负责人意见→负责资产管理的行政专员意见→负责总务管理的行政专员询价→人事行政经理意见→财务总监意见→常务副总经理意见（根据公司管理权限）→集团总经理意见（根据公司管理权限）→集团董事长意见（根据公司管理权限）→负责总务管理的行政专员采购→负责资产管理的行政专员验收、入库→申请部门领用。

4.2.2日常消耗办公用品的采购

公司负责资产管理的行政专员每月底盘存库存办公用品情况，编制《日常消耗办公用品购、用、存统计表》；
同时汇总各部门次月采购计划，编制《日常消耗办公用品采购计划表》，按流程上报审批后，由负责总务管理的行政专员组织实施。申请人填写《日常消耗办公用品购、用、存统计表》、《日常消耗办公用品采购计划表》→人事行政经理审批→负责总务管理的行政专员采购→负责资产管理的行政专员验收、入库。

4.2.3各环节人员职责

4.2.3.1负责资产管理的行政专员职责：负责根据申请人要求，注明申购物资库存状态以及该部门领用情况；
负责物资出、入库的管理并做好购、用、存的台帐；
负责《日常消耗办公用品采购计划表》、《物资领用月报表》及《日常消耗办公用品购、用、存统计表》的编制工作。

4.2.3.2负责总务管理的行政专员职责：负责根据实际需要筛选合格供应商并编制《供应商评估表》；
负责按照经审批的申请在《认可供应商一览表》中对所申购物资进行市场核价及物资采购工作。

4.2.3.3人事行政经理职责：负责各部门资产申购的审核工作；
负责规定范围内办公用品（不含办公设备，即可多次使用）申购的审批工作；
负责审批每月《日常消耗办公用品采购计划表》及《日常消耗办公用品购、用、存统计表》；
负责审批《超标消耗办公用品领用申请表》。

4.2.3.4常务副总经理职责：负责公司价值0.5万及以下所有资产购置的审批工作；
负责0.5万以上所有资产购置的审核工作。

4.2.3.5集团总经理职责：负责公司价值0.5万以上2万及以下所有资产购置的审批工作；
负责2万以上所有资产购置的审核工作。

4.2.3.5集团董事长职责：负责公司价值2万以上所有资产购置的审批工作。

4.2.4公司日常消耗办公用品的采购

4.2.4.1负责资产管理的行政专员于每月25日汇总各部门次月日常消耗办公用品需求，月度采购金额在采购标准以内的，制定当月《日常消耗办公用品采购计划表》报人事行政经理审批后，由负责总务管理的行政专员联系合格供应商予以购买；
当月所需办公用品的采购，负责总务管理的行政专员应于当月5日前采购完毕。（遇节假日顺延）

4.2.4.2对汇总后超标的部分，由申请部门兼职资产管理员填写《超标消耗办公用品领用申请表》并通过审批后，方可予以购买或领用。

4.3验收

4.3.1根据《资产用品购置申请单》与采购合同，负责资产管理的行政专员组织对所购物资进行质量核验。日常消耗办公用品由负责资产管理的行政专员验收并办理入库手续。

4.3.2大宗物资（服务）（单价100元以上或总价200元以上）的验收，人事行政经理应参加验收。

4.3.3各部门申请的采购验收，各部门负责人或部门兼职资产管理员应参加验收；
技术含量较高的采购验收，应请专业技术人员协助。

4.3.4采购物资送到后，由负责总务管理的行政专员提起入库申请，参与验收人员均须在《入库单》上签字确认。

4.4采购费用报销按公司财务制度执行。

4.5资产用品的管理

4.5.1固定资产、低耗品管理

4.5.1.1新购资产验收合格后，负责资产管理的行政专员根据资产的类别、性质等进行编号，并在当年度《资产清册》上做好登记，并负责将该资产有关信息录入电脑系统。

a、常规用途的资产编号的总则为：hstj-物资类别拼音首字母（最多仅取前四字）-流水号（如人事行政部办公桌编号为：hstj-bgz-001）。

b、特殊用途资产编号总则为：特殊用途事项拼音首字母-流水号（如用于员工活动的办公桌编号为：yghd-bgz-001）。

4.5.1.2资产使用说明书、质量保证书或保修卡、光盘等资料注明资产编号后流转负责档案管理的行政专员存档。

4.5.1.3购置后未被领用的资产由负责资产管理的行政专员负责统一保管，并在电脑系统里设置其库存状态。

4.5.1.4各部门或员工领用贵重物品（可重复利用物品）时，由公司负责资产管理的行政专员将领用情况录入电脑系统，同时建立个人物资领用卡片，交领用人签字确认。

4.5.1.5负责资产管理的行政专员接到资产使用部门兼职资产管理员提交的资产（含工程生产、营销或员工活动临时用后需回收的资产）回收通知后，负责安排资产存放的地点及后续处置工作，同时督促资产使用部门兼职资产管理员将资产按指定的地点、时间存放入库，由负责资产管理的行政专员在电脑系统设置库存状况。

4.5.1.6当部门资产发生变更或资产需要跨部门转移时，部门兼职资产管理员负责填写《资产调配转移申请单》，经负责资产管理的行政专员审核，人事行政经理审批后，由负责资产管理的行政专员更新电脑记录，部门兼职资产管理员同时进行调入或调出的标识登记。

4.5.1.7每月底由各部门兼职资产管理员根据其保管的《资产清册》，对部门资产进行盘点，并将部门负责人审核后的盘点结果交公司负责资产管理的行政专员存档。公司负责资产管理的行政专员每季度对各部门资产情况进行核实，并提出季度盘点情况说明。

4.5.1.8每年年终（12月份），负责资产管理的行政专员负责组织各部门兼职资产管理员、负责总务管理的行政专员及财务部会计师参与对公司资产进行全面盘点，盘点时将公司当年度《资产清册》与部门负责资产管理的兼职资产管理员保管的《资产清册》、财务部的资产帐务与实物一一核对。

4.5.1.9盘点中发现资产盘盈、盘亏或报损、报废时，公司负责资产管理的行政专员应在查明原因和责任的基础上，提出处理意见，并填写《物资盘盈、盘亏汇总表》，交财务部会计师，会计师提出年度盘点报告，连同《物资盘盈、盘亏汇总表》一起送交人事行政部，由人事行政经理签署意见后，报常务副总经理审批。

4.5.1.10对批示盘盈的资产，负责资产管理的行政专员应先登记入《资产清册》，然后录入电脑系统，并通知财务部会计师复核及作相应资产变更登记；
对于盘亏的资产，负责资产管理的行政专员应在原《资产清册》中加以注明，同时修改电脑系统记录，并通知财务部会计师修改财务账目中的相应内容。

4.5.1.11对本部门需要报废或报损的资产，部门兼职资产管理员应填写《物资报废（报损）申请单》，按相关规定审核后予以报废或报损。同时公司负责资产管理的行政专员在原《资产清册》作报废、报损注明，并修改相应电脑记录。（公司和人事行政部的资产报废（报损）由公司负责资产管理的行政专员办理）

4.5.1.12对已经批准报废或报损的资产，负责总务管理的行政专员经调查市场价格或根据财务部会计师提供的资产折旧额，确定资产的变卖价格，以传签的形式经由人事行政经理、常务副总经理批准后，予以变卖。变卖后，由公司负责资产管理的行政专员在《资产清册》上注销，并由财务部进行帐务处理。

4.5.1.13变卖所得款项由财务部会计师负责记入公司营业外收入项目。

4.5.2日常消耗办公用品的管理

4.5.2.1员工月办公用品领用标准为20元以内，每月领用一次，领用程序如下：

a、负责资产管理的行政专员负责登记员工领用记录，并监督个人领用标准。

b、新员工报到时，公司负责资产管理的行政专员应主动为其提供基础的办公用品。

4.5.2.2负责资产管理的行政专员每月至少检查一次日常消耗办公用品管理工作，核实其登记情况、发放情况及统计情况。

4.5.2.3费用统计

a、公司负责资产管理的行政专员每月底统计各部门办公用品领用情况以及各部门上报次月办公用品采购计划，将领用数量和费用每月汇总一次，填写《日常消耗办公用品购、用、存统计表》，报人事行政经理审批，作为当月《日常消耗办公用品采购计划表》的附件。

b、每年12月份，公司负责资产管理的行政专员应将全年办公用品领用数量和库存量进行汇总登记，并与《入库单》进行核对，将核对结果写成年度盘点报表，该报表经负责总务管理的行政专员签字后，交人事行政经理审核，然后报常务副总经理批示后交财务部。

5.0附件

5.1《供应商评估表》

5.2《认可供应商一览表》

5.3《资产用品购置申请单》

5.4《日常消耗办公用品采购计划表》

5.5《超标消耗办公用品领用申请表》

5.6《资产调配转移申请单》

5.7《物资盘盈、盘亏汇总表》

5.8《资产清册》

5.9《物资领用单》

5.10《物资报废（报损）申请单》

5.11《日常消耗办公用品购、用、存统计表》

6.0附则

6.1本办法由人事行政部负责解释。

6.2本办法自发文之日起执行。

xxx房地产开发有限公司

二○二○年三月二十八日

附表1

供应商评估表

编号：

说明：

1.凡三项以上评估结果为c则不得认可。

2.对新供应商评估时，在认可或不认可栏打√。

3.对供应商评定等级时在等级评定栏打√。

4.撤销供应商时，在撤销栏中打√

附表2

认可供应商一览表

类别：最近更新日期：

附表3

资产用品购置申请单

申请部门：申请人：日期：

注：人民币0.5万元以上固定资产采购申请，须将本单连同专门请示报告一起报送。

附表4

日常消耗办公用品采购计划表

申请部门：所属月份：统计人：日期：

附表5

超标消耗办公用品领用申请表

部门：

附表6

资产调配转移申请单

申请人：申请时间：

附表7

物资盘盈、盘亏汇总表

1．固定资产□2.低耗品□

填表说明：在物资盘点过程中，若出现盘盈、盘亏或报废等情况，均须填写本表并在处理意见栏中说明原因及处理意见。

附表8

资产清册

1．固定资产□2.低耗品□

制表人：制表日期：

注：资产的登记、盘点用。

附表9

办公用品领用单

领用人（仅限部门兼职资产管理员）：申请日期：

附表10

物资报废（报损）申请单

申请部门：申请人：

附表11

日常消耗办公用品购、用、存统计表

制表人：所属月份：制表日期：

人事行政经理审批：

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