篇一：企业电子文件归档和电子档案管理指南
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建设电子文件与电子档案管理规X
(2022-8-22)
为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开辟利用，制定本规X。
本规X合用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规X外，尚应执行国家现行有关标准的规
定。
建设电子文件electronicconstructionrecords
在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘
或者光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包
括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration
建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建造业、住宅房
地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业
管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁
带、磁盘或者光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务
及技术文件。
建设工程电子文件
electronicrecordsofconstructionengineering
在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或者光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要
包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电
子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。
建设电子档案
electronicconstructionarchives
具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数
据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
真实性authenticity
电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。
完整性integrity
电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。
有效性utility
电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好
性和兼容性等。
元数据metadata
描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
在线式归档on-linefiling
通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。
离线式归档off-linefiling
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-可修编.
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将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。
固化fixing
为避免电子文件因动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为一种相对稳定的通用文件格
式的过程。
迁移migration
将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。
建设电子文件归档与管理系统filingandmanagementsystemofelectronicconstructionrecords
对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统，具有确定归档X围与保管期限、登
记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。该系统包括两个类型，即建设系统
业务管理电子文件归档与管理系统和建设工程电子文件归档与管理系统。
建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件
归档的管理，将电子文件的形成、采集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序，明确责
任岗位，指定专人管理。
建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务
管理电子文件的采集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆(室)移交建设系统业务管理
电子档案。
在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交工作中，建设单位应履行下列
职责：
在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电
子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；
采集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；
组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整
理归档工作；
采集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；
在组织工程竣工验收前，提请当地建设(城建)档案管理机构对工程纸质档案进行
预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收；
对列入城建档案馆(室)接收X围的工程，按规定向当地城建档案馆(室)移交工
程电子档案。
勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向
建设单位移交。建设(城建)档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。
对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成
纸质文件或者缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或者缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。
建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形
成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。
建设电子文件形成单位和建设电子档案保管单位应采取措施，保证建设电子文件的真
实性、完整性、有效性和安全性，并应符合以下规定：
应建立规X的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不
间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规X。
应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。
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-可修编.
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应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数
据。
应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全XX规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和XX等级要求相符的防X对策。
建设电子文件形成单位与建设(城建)档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。
建设(城建)档案管理机构应根据建设行业信息化现状，及时提出建设电子文件归档
的技术性指导意见。建设电子文件形成单位据此明确规定各类建设电子文件归档的具体要
求，保证归档质量。
电子文件的代码应包括稿本代码和类别代码。
稿本代码应按表4.0.1-1标识。
稿本
草稿性电子文件
非正式电子文件
正式电子文件
代码
M
U
F
类别代码应按表4.0.1-2标识。
文件类别
文本文件(Text)
图象文件(Image)
图形文件(Graphics)
影像文件(Video)
声音文件(Audio)
程叙文件(Program)
数据文件(Data)
代码
T
I
G
V
A
P
D
各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式。通用格式应符合表4.0.2的规定。
文件类别
文本文件
表格文件
图象文件
图形文件
影像文件
声音文件
通用格式
XML、DOC、TXT、RTF
XLS、ET
JPEG、TIFF
DWG
MPEG、AVI
WAV、MP3各种不同类别电子文件的存储亦可采用国务院建设行政主管部门和信息化主管部门
认可的，能兼容各种电子文件的通用文档格式。
脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。挪移硬
盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。
-可修编.
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采集积累的X围
凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电
子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的采集X围。
凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭
证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的采集X围。各
类建设工程电子文件的具体采集X围应按照《建设工程文件归档整理规X》(GB/T50328-2001)规定的采集X围进行。
采集积累的要求
建设电子文件形成单位必须做好电子文件的采集积累工作。
建设电子文件的内容必须真实、准确。工程电子文件内容必须与工程实际相符合，且
内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规X、标
准和规程。
记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的建设电子文件的不同稿本
均应保留。
凡是属于采集积累X围的建设电子文件，采集积累时均应进行登记。登记时必须按照
本规X附录A、附录B的要求，填写建设电子文件(档案)的案卷级和文件级登记表。
应采取严密的安全措施，保证建设电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。积
累过程中更改建设系统业务管理电子文件或者建设工程电子文件应按本规X附录
C的要求，填写《建设电子文件更改记录表》。
应定期备份建设电子文件，并存储于能够脱机保存的载体上。对于多年才干完成的项
目，应实行分段积累，宜一年拷贝一次。
对通用软件产生的建设电子文件，应同时采集其软件型号、名称、版本号和相关参数
手册、说明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。
对内容信息是由多个子电子文件或者数据组合而成的建设电子文件，的电子文件或者数据
必须一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。
与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息(如电子
签章等)必须与建设电子文件一同采集。
对采用统一套用格式的建设电子文件，在保证能恢复原格式形态的情况下，其内容
信息可不按原格式存储。
计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与建设电子文件处理有关的著录数据、元
数据等必须与建设电子文件一同采集。
采集积累的程序
采集积累建设电子文件，均需进行登记，并应符合以下规定。
工作人员应按本单位文件归档和保管期限的规定，从电子文件生成起对需归档的电子文
件性质、类别、期限等进行标记。
应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表
应与电子文件同时保存。
对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入建设电子文件归档与
管理系统。
对经过初步鉴定的建设电子文件应进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理
系统。
对已采集积累的建设电子文件，应按业务案件或者工程项目来组织存储。
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-可修编.
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对存储的建设电子文件的命名，宜由三位阿拉伯数字或者三位阿拉伯数字加汉字组成，数字是本文件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部份则体现本电子文件的内容及特征或者
图纸的专业名称和编号。建设电子文件保管单元的命名规则可按照建设电子文件的命名规则
进行。
建设电子文件与相应的纸质文件应建立关联，在内容、相关说明及描述上应保持一致。
整理
建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。
对于建设系统业务管理电子文件或者建设工程电子文件，业务案件办理完结或者工程项目
完成后，应在采集积累的基础上，对该案件或者项目的电子文件进行整理。
整理应遵循建设系统业务管理电子文件或者建设工程电子文件的自然形成规律，保持案
件或者项目内建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的保管和利用。
同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件整理要求进
行。
建设电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行。
建设电子文件的著录应按照《城建档案著录规X》(GB/T50323-2001)进行，同时
应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充建设电子文件特有的著录项目和其他标识
信息与数据。
鉴定
鉴定工作应贯通于建设电子文件归档与电子档案管理的全过程。电子文件的鉴定工
作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档X围和划定保管期限。
归档前，建设电子文件形成单位应按照规定的项目，对建设电子文件的真实性、完整
性和有效性进行鉴定。
建设电子文件的归档X围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档X围、保管期限的有关规定执行。建设电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。
归档
建设电子文件形成单位应定期把经过鉴定合格的电子文件向本单位档案部门归档移
交。
归档的建设电子文件应符合下列要求：
已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。
必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。
建设电子文件的归档方式包括在线式归档和离线式归档。可根据实际情况选择其中的一种或者两种方式进行电子文件的归档。
建设系统业务管理电子文件的在线式归档可实时进行；离线式归档应与相应的建设系
统业务管理纸质或者其他载体形式文件归档同时进行。工程电子文件应与相应的工程纸质或者其
他载体形式的文件同时归档。
建设电子文件形成单位在实施在线式归档时，应将建设电子文件的管理权从网络上转
移至本单位档案部门，并将建设电子文件及其元数据等通过网络提交给档案部门。
建设电子文件形成单位在实施离线式归档时，应按下列步骤进行：
将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件(或者项目)按要求从原系统中导出；
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-可修编.
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将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久
性好的载体上，同一案件(或者项目)的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据
等必须存储在同一载体上。
对存储的建设电子文件进行检验。
4在存储建设电子文件的载体或者装具上编制封面。封面内容的填写应符合本规X附录D的要求，同时存储载体应设置成禁止写操作的状态。
5将存储建设电子文件并贴好封面的载体移交给本单位档案部门。
6归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。
档案部门必须对归档的建设电子文件进行
检验，并按照本规X附录E的要求，填写《建设电子档案移交、接收登记表》。交接双方
负责人必须签署审核意见。
当文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完
整性和有效性时，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
检验
建设系统业务管理电子文件形成部门在向本单位档案部门移交电子文件之前，以及本
单位档案部门在接收电子文件之前，均应对移交的载体及其技术环境进行检验，检验合格后
方可进行交接。
勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成的工程电子档案应由建设单位进行检验。
检验审查合格后向建设单位移交。
在对建设电子档案进行检验时，应重点检查以下内容：
建设电子档案的真实性、完整性、有效性；
建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；
载体有无病毒、有无划痕；
登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全；
汇总
建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移交的工程电子档案及相关数据
与本单位形成的工程前期电子档案及验收电子档案一起按项目进行汇总，并对汇总后的工程
电子档案按本规X
的要求进行检验。
建设系统业务管理电子档案的移交
建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆(室)移交
已归档的建设系统业务管理电子档案。移交方式包括在线式和离线式。
凡已向城建档案馆(室)移交建设系统业务管理电子档案的单位，如工作中确实需要
继续保存纸质档案的，可适当延缓向城建档案馆(室)移交纸质档案的时间。
建设工程电子档案的验收与移交
建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地建设(城建)档案管理机构对工程纸质档
案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收。
列入城建档案馆(室)接收X围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程
纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档
案。
停建、缓建建设工程的电子档案，暂由建设单位保管。
对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、完善
原工程电子档案。
对改变的部位，应当重新编制工程电子档案，并和重新编制的工程纸质档
案一起向城建档案馆(室)移交。
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-可修编.
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办理移交手续
城建档案馆(室)接收建设电子档案时，应按照本规X
的要求对电子档案再次
检验，检验合格后，将检验结果按照本规X附录E的要求，填入《建设电子档案移交、接
收登记表》，交接双方签字、盖章。
登记表应一式两份，移交和接收单位各存一份。
脱机保管
建设电子档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬件系统，实现建设电子档案的在线管理与集成管理。
并将建设电子档案的转存和迁移结合起来，定期将在线建设电子档案
按要求转存为一套脱机保管的建设电子档案，以保障建设电子档案的安全保存。
脱机建设电子档案(载体)应在符合保管条件的环境中存放，一式3套，一套封存保
管，一套异地保存，一套提供利用。
脱机建设电子档案的保管，应符合下列条件：
1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层；
2环境温度应保持在
17~20℃之间；相对湿度应保持在35~45％之间；
3存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离；
4存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光；
5单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
建设电子档案在形成单位的保管，应按照本规X8.1.3条的要求执行。
有效存储
建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设备的更新情况进行一次检查登
记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，必须进行载体转换。
对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机读检验，如发现问题应及时采
取恢复措施。
应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体的建设电子档案进行转存。
转
存时必须进行登记，登记内容应按本规X附录F的要求填写。
在采取各种有效存储措施后，原载体必须保留三个月以上。
迁移
建设电子档案保管单位必须在计算机软、硬件系统更新前或者电子文件格式淘汰前，将
建设电子档案迁移到新的系统中或者进行格式转换，保证其在新环境中彻底兼容。
建设电子档案迁移时必须进行数据校验，保证迁移先后数据的彻底一致。
建设电子档案迁移时必须进行迁移登记，登记内容应按本规X附录G的要求填写。
建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须同时保留的时间不少于3年，但对于一些
较为特殊必须以原始格式进行还原显示的电
子档案，可采用保存原始档案的电子图象。
利用
建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线利用和信息服务。
利用时必须严格遵守国家XX法规和规定。
凡利用互联网发布或者在线利用建设电子档
案时，应报请有关部门审核批准。
对具有XX要求的建设电子档案采用联网的方式利用时，必须按照国家、地方及部门
有关计算机和网络XX安全管理的规定，采取必要的安全XX措施，报经国家或者地方XX管
理部门审批，确保国家利益和国家安全。
-
-可修编.
.-
利用时应采取在线利用或者使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借。
脱机建设电子
档案(载体)不得外借，未经批准，任何单位或者人员不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人。
利用者对电子档案的使用应在权限规定X围之内。
鉴定销毁
建设电子档案的鉴定销毁，应按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。销毁建设
电子档案必须在办理审批手续后实施，并按本规X附录H的要求，填写《建设电子档案销
毁登记表》。
统计
建设电子档案保管单位应及时按年度对建设电子档案的接收、保管、利用及鉴定销毁
等情况进行统计。
容
工程地点
文件
特征
单
位
名
称
联系方式
环境
特征
设备
归档时间
载体类型
硬件环境
(主机、网络服务
器型号、创造
厂
商等)
载体编号
操作系统
软件环境
数据库系统
(型号、版本等)
相关软件(文字处理工
具、浏览器、压缩
或者
解密软件等)
记录结构
口定长
记录总数
(物理、逻辑)
文件
记录字符、图形、记录
音频、视频文件格
式
特征
型号：
文件载体
数量：
备份数：
制表
审核
填表人(签名)
-
记录类型
口可变长
总字节数
口其他
口一件一盘
口多件一盘
口一件多盘
口多件多盘
-可修编.
.-
年
月
日
审核人(签名)
年
月
日
文件编号
-
文件名
文件稿本代
文件类别代
形成时间
码
码
载体编号
保管期限
备注
-可修编.
.-
序号
电子文件名
更改单号
更改者
更改日期
备注
-
-可修编.
.-
载体编号：
类别：
档
号：
套别：
容：
地
址：
编制单位：
编制日期：
密级：
保管期限：
文件格式：
软硬件平台说明：
载体编号
载体标识
载体数量
载体类型
载体外观检查
有无划伤
是否清洁
病毒检查
杀毒软件名称
病毒检查结果报告：
版本
载体存储电子文件总数
载体存储电子文件
检验项目
已用存储空间
文件夹数
字节
-
-可修编.
.-
编制说明文件中相关内容记
录是否完整
载体存储信息读取
是否存有电子文件目录文件
检验项目载体存储信息能否正常读取
移交人(签名)
接收人(签名)
年
月
日
移交单位审核人(签名)
接收单位审核人(签名)
年
月
日
年
月
日
移交单位(印章)
接收单位(印章)
年
月
日
年
月
日
年
月
日
存储设备更新
与兼容性检验
情况登记
光盘载体
转存登记
-
-可修编.
.-
磁性载体
转存登记
填表人(签名)：
审核人(签名)：
单位(盖章)：
年
月
日
年
月
日
年
月
日
硬件系统：
源系统
设备情况
系统软件：
应用软件：
存储设备：
硬件系统：
目标系统
设备情况
系统软件：
应用软件：
存储设备：
源文件格式：
被迁移归档电子
目标文件格式：
文件情况
迁移文件数：
迁移时间：
-
-可修编.
.-
硬件系统校验：
系统软件校验：
迁移检验情况
应用软件校验：
存储载体校验：
电子文件内容校验：
电子文件形态校验：
迁移操作者(签名)：
迁移校验者(签名)：
单位(盖章)：
年
月
日
年
月
日
年
月
日
序号
文件
名称
文件
字号
归档
日期
页次
销毁
原因
销毁
人签字
备注
-
-可修编.
.-
1为了便于在执行本规X条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下：
1)表示很严格，非这样做不可的用词：
正面词采用“必须”；
反面词采用“禁止”。
2)表示严格，在正常情况下均应这样做的用词：
正面词采用“应”；
反面词采用“不应”或者“不得”。
3)表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样做的用词：
正面词采用“宜”；
反面词采用“不宜”。
表示有选择，在一定条件下可以这样做，采用“可”。
2条文中指定按其他有关标准、规X执行时，写法为：
“应符合
······的规定”或者“应
按
·
·
·
·
·
·执行”。
条
文
说
明
“加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的城建电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开辟利用”，既是制定本规X的目的，也
是制定本规X的指导思想。
真实、准确、完整、有效是尊重和保持建设电子档案历史原貌的科学要求。保障建设电子文
件和电子档案的安全保管与有效开辟利用是档案归档与管理的目的。
-
-可修编.
.-
本规X对从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构产生的建设系统业务管理电
子文件和建设工程电子文件的归档和管理具有普遍的合用性。
建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规X外，尚应执行现行《CAD电子文件
光盘存储、归档与档案管理要求
第一部份：电子文件归档与档案管理》(GB/T17678.1)、《电子文件归档与管理规X》(GB/T18894)、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与
保管期限表》等规X或者文件的规定。
建设电子文件主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。其中
建设系统业务管理电子文件主要产生于建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城
市建设、村镇建设、建造业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部
门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规
划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)；建设工程电子文件产生于工程建设活动中，主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验
收电子文件。
有效性，也可以称作可用性，可用的文件指文件可以查找、检索、呈现或者理解，能够
表明文件与形成它的业务活动和事件过程的直接关系。
元数据被称作数据之数据，它主要描述电子文件的数据属性。它是一种信息资源组织
和管理工具，可以对文件进行详细、全面、规X的描述，保证电子文件能够被准确理解与
有效检索，支持电子文件的管理、利用和长期存取，也是检验电子文件真实性、完整性和有
效性的依据之一。
运用计算机技术和网络通信技术将电子文件及相关数据进行远程的传递和移交这种在
线式归档，是随着电子文件的产生而产生的新的档案工作方式，它有别于传统的文件、档案
的传递和移交。
离线式归档是通过中间载体的转存，来达到将应归档的电子文件及相关数据从原电子
文件管理、应用或者存储设备传递到档案部门的电子文件管理、应用或者存储设备中。
固化是指针对内容信息是由多个电子文件或者数据组合而成的城建电子文件，为避免其
因动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。此外，针对同一保管单元内的各种不同格式的建设电子档案，由于格式复杂多样性给今后电子档案
的保管和迁移带来很大的难度和工作量，因此，也可考虑采用信息固化的方式将其转换为一
种相对稳定的通用格式。
建设电子文件归档与管理系统是对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统。对
建设电子文件的管理，不同于传统的纸质文件，从其形成到利用，都必须依靠一定的技术设
备，包括硬件设备和管理软件。
功能齐全合理的建设电子文件归档与管理系统能使管理人员
对建设电子文件主动管理，保证电子文件归档、检测、安全保管和有效利用。
建设(城建)档案管理机构是城乡建设(或者规划)行政主管部门设置的负责全市城建
档案管理工作的机构；
或者是受城乡建设(或者规划)行政主管部门委托负责全市城建档案管
理工作的城建档案馆(室)。
建设电子文件形成单位是指产生建设电子文件的单位，如城乡规划、建设、房地产、市政公用、园林绿化、市容环卫、水务、交通等建设系统行政管理部门，供水、排水、燃气、-可修编.-
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热力、园林绿化、风景名胜等专业管理单位，以及建设、设计、施工、监理、测量等参预工
程建设的单位。
建设电子文件的安全技术措施主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全
保证；身份识别方法等。具体应该包括以下方面：
1)建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
2)设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
3)对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
4)对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
4.0.4合用于脱机存储电子档案的载体，按照保存寿命的长短和可靠程度的强弱，挨次为：
一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
各类建设系统业务管理(或者建设工程)电子文件管理登记表(见附录A、附录B)是
建设电子文件归档与管理过程中的业务用表。在建设系统各专业业务部门该表是建设系统业
务管理电子文件管理登记表；在参预工程建设的各建设、设计、施工、监理、测量等单位该
表是建设工程电子文件管理登记表。
“电子签章”的含义是，泛指所有以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑关联，可用以辩识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者允许电子文件所陈述事
实的内容。目前，最成熟的电子签章技术就是“数字签章”，它是以公钥及密钥的“非对称
型”密码技术制作的电子签章。
6.1.5《城建档案分类大纲》是由建设部办公厅1993年8月7日以“建办档[1993]103号”印发的文件。
建设单位向城建档案馆(室)移交建设工程电子档案光盘时可只移交一套，城建档案
馆在接受该建设工程电子档案后，应将其导入档案管理系统，补充有关著录数据，并及时刻
录光盘三套。
对电子档案载体的定期检测及抽样机读检验应制定详细的计划和严格的制度，普通而
言，磁性载体每满2年、光盘每满4年须进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。
-
-可修编.
.-
转存和迁移都是保证电子档案永久保存的技术手段。在实际工作中，应将二者
有机结合起来，以减少工作量，提高工作效率。
附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H的表格名称中，“建
设电子文件(档案)”可根据文件(档案)的内容确定是“建设系统业务管理电子文件”还
是“建设工程电子文件(档案)”。如：附录C“建设电子文件更改记录表”在针对建设
系统业务管理电子文件时，表格名称可确定为“建设系统业务管理电子文件更改记录表”，在针对建设工程电子文件时，表格名称可确定为
“建设工程电子文件(档案)更改记录表”。
附录A在针对建设系统业务管理电子文件时，该表是“案卷级登记表”；在针对建设工程
电子文件时，该表是“项目级登记表”。
-
-可修编.
篇二：企业电子文件归档和电子档案管理指南
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）解读
作者：肖秋会
詹欣然
来源：《北京档案》2018年第05期
摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。
关键词：电子文件归档电子档案管理规范
Abstract：Inthispaper，thecontentofthenationalstandardSpecificationonElectronicDocumentsAr？chivingandElectronicRecordsManagementisex？plained.Thispaperfocusesontheanalysisoftermsanddefinitions，thefunctionalrequirementsforbusi？nesssystemthatformelectronicdocuments，thear？chivingofelectronicdocuments，themanagementofelectronicrecordsand？so？on.Moreover，thispaperputforwardssomepersonalopinionsfortherevisionofthisstandard.Keywords：Electronicdocuments；Archiving；Electronicrecords；Specification.2002年12月4日，國家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。[1]该标准明确界定了电子文件、元数据、迁移等关键性术语的概念，规定了电子文件的归档管理流程以及电子文件的存储载体和存储格式，对于规范我国电子文件的归档管理发挥了重要作用。随着我国各项电子业务的迅速发展，电子文件的类型、格式及生成环境发生了很大变化，2002年《规范》已经不能满足电子文件归档与电子档案管理的现实需要。2016年8月29日，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布了新的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）（以下简称为2016年《规范》），2017年3月1日开始实施，[2]代替2002年《规范》。本文分析了2016年《规范》在结构和内容方面的特点，并指出其不足之处。
一、2016年《规范》的结构特点
与2002年《规范》相比，2016年《规范》的整体结构具有如下特点：第一，新增了“业务系统与电子档案管理系统”这一章，从前端着手，对电子文件产生的业务系统的归档功能进行了较为全面的规定；第二，改节为章，扩充细化。例如，“电子文件的归档范围”从原来第六章“电子文件的收集与积累”下的一个小节扩充为单独的一章；第三，跨章合并，聚合内容。在原
篇三：企业电子文件归档和电子档案管理指南
企业电子文件归档和电子档案管理指南
企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。
一、企业电子文件归档和电子档案管理概述
1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？
企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。
2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。
二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则
1、把握数字时代的特点
电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。
2、把握企业规划的进程
-1-
企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。
3、突出安全性
企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。
4、加强管理机制
企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。
三、企业电子文件归档和电子档案管理的具体实施
1、建立企业电子文件归档系统
要建立企业电子文件归档系统，必须明确电子文件类别、建立分级目录、归档需求，并设计好文件归档流程、运行机制，按照企业实际情况制定文件归档策略，严格执行文件归档管理制度，并建立监控检查机制。
2、发放电子文件编号
企业要按照文件归档系统，对电子文件进行编号，便于管理和控制。对电子文件归档的实施，必须严格建立文件编号，编号必须体现文件的性质、目的、归属等。
3、建立电子文件资料库
-2-
企业应根据电子文件编号，组建电子文件资料库，以便随时检索和查询文件，节约查找时间，提高工作效率。
4、统一资料表达形式
企业电子文件归档和电子档案管理应注重统一资料表达形式，以便实现资料共享。要多使用标准格式，并在文件归档中实施统一的资料表达形式，以便管理和检索。
5、强化安全性
现代企业电子文件归档和电子档案管理应该重视安全性，在文件归档中，要采取有效的安全措施，包括对电子文件的存储、传输、访问等方面的安全控制，以确保电子文件安全。
四、结语
企业电子文件归档和电子档案管理是运用信息技术来帮助企业实现全面管控和使用企业内部资源的重要组成部分，其有效运用能够提升企业管理水平，提高工作效率。实施电子文件归档和电子档案管理，应注重把握数字时代的特点，把握企业规划的进程，突出安全性，加强管理机制，建立电子文件归档系统，发放电子文件编号，建立电子文件资料库，统一资料表达形式，强化安全性等，以实现企业电子文件归档和电子档案管理的有效运用。
-3-
篇四：企业电子文件归档和电子档案管理指南
福建省电子文件归档与电子档案管理办法(试行)
制定机关
公布日期
施行日期
文号
主题类别
效力等级
时效性
2003.05.062003.05.06档案管理
地方规范性文件
现行有效
正文：
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------福建省电子文件归档与电子档案管理办法(试行)（中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅
2003年5月6日）
第一章
总则
第一条
为适应信息化建设的需要，规范福建省党政机关在办公自动化与电子政务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案条例》以及有关政策法规，结合本省实际情况，制定本办法。
第二条
本办法适用于福建省各级党政机关在公务活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理，其他社会组织可参照本办法执行。
第三条
电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
第四条
已利用计算机或计算机网络网开展办公自动化或电子政务的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件管理子系统，此系统应能对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其信息管理系统应安全可靠。
第五条
以电子文件形式记载国家秘密载体的制作、收发与传递、使用、保存和销毁，应严格按照《中
共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》执行。局域网计算机信息系统不得从物理上直接与INTERNET联网。经有关部门批准联接专用网的系统，要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第六条
各单位应有严格的信息管理制度和技术措施，明确规定本机关电子文件归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。各单位档案机构工作人员负有对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控的责任，保证管理工作的连续性，确保其不失真、不损毁、不丢失。
第七条
各单位档案机构配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持本单位档案机构开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人对电子档案的真实、完整、有效负责。
第八条
具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时应同时保存文件的电子版本及相应支持软件、纸质版本或缩微品。电子档案同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第九条
应保证电子文件的凭证作用，在国家或我省立法机构正式颁布有关电子签章的法律法规之前，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
第十条
各级档案行政管理部门负责对同级各单位电子文件的归档与管理工作进行监督和指导，并适时组织检查。
第十一条
采用计算机辅助设计技术(CAD)产生的电子文件，其归档管理方式按照GB／T176781999；GB／T176782—1999；GB／17679—1999等国家标准执行。
1—第二章
电子文件真实性、完整性和有效性保证
第十二条
应从制度上和技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等防范对策。
第十三条
为保证电子文件的产生、处理过程符合规范，各单位应从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记。使用单台计算机处理公务的单位，应采用适当的方法做好相应的管理登记。此管理登记应是不间断的，并应保存系统的管理记录。
(一)登记处理过程中相互衔接的各类责任者。文件起草者、修改者、审核者、签发者等。
(二)登记处理过程中的各类操作者。文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。
(三)登记处理过程中产生的责任凭证信息。批示、签名、印章、代码等。
(四)登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
第十四条
为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。
(一)建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止非法侵入。
(二)设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
(三)对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记。
(四)对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
第十五条
为保证电子文件的完整性，文件形成单位应建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
(一)开列属于归档范围相关的电子文件表单，通过采用信息管理系统功能和人工监控相结合的方式，将具有有机联系的电子文件收集齐全。
(二)建立相应的制度，对在不同系统中分散形成的、不同媒体的，或通过非正式渠道传递的具有内容相关性的电子文件收集和捕获。
第十六条
为保证电子文件的有效性，文件形成单位应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。
(一)根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。对于采用通用软件或专用软件产生的电子文件收集归档要求，应按照本规定的第二十三、二十四条执行。
(二)对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。
(三)定期对脱机保管的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取恢复措施，并根据软硬件升级换代情况适时对电子文件进行迁移作业。
第十七条
在公文处理过程中所使用的电子签章程序能够证明以下事项的，为安全的电子签章：
(一)能够确认该电子签章的签署者的身份；
(二)能够证实该电子签章是签署者独有的；
(三)能够证实电子签章签署的电子文件的内容未被改动。
第十八条
符合以下条件的数字签名，为一种达到本办法第十七条规定要求的安全的电子签章：
(一)该数字签名是通过数字证书中与公钥相对应的私钥产生，并可通过公钥加以证实的；
(二)数字证书是由依法成立的具有认证资格的认证机构签发的；
(三)该数字签名是在数字证书有效期内签署的。
第十九条
为确保涉密电子文件的安全，各单位涉及国家秘密的计算机信息系统必须按照《福建省涉及国家秘密的计算机信息系统审批实施细则》的要求，获得省或设区市国家保密局的审批。
第三章
电子文件的收集与积累
第二十条
电子文件的收集范围应是本单位在其主要职能活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件，包括相关的支持软件和数据等。
第二十一条
当运用计算机系统进行公务或事物处理过程只产生的电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应将具有重要凭证性、依据性的电子文件适时备份存储于能够脱机保存的载体上。记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
第二十二条
当正式文件是纸质的，同时文件形成部门或信息管理部门已通过计算机等数字设备进行了全文转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。保存的电子文件内容与纸质等不同载体上所保存文件内容相同时，应在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。
第二十三条
对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任而不能适时进行逻辑归档的电子文件，需采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
第二十四条
不同类型电子文件的收集要求：
(一)采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。
文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式，一般不宜采用DOC、WPS、S2、PUB等其他格式作为永久保存格式。
(二)使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。
图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。
(三)采用计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的图形电子文件(如设计模型、图纸、图画等)。收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。
(四)用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。
(五)用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。
(六)用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。
(七)用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集。应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。
(八)对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件。应注意与电子文件一同收集。
(九)使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序。应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。
第二十五条
对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称版本号和相关参数手册、说明资料等。对专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。
第二十六条
对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
第二十七条
每份电子文件均需在《电子文件登记表》中登记，《电子文件登记表》应与电子文件同时保存。《电子文件登记表》如果制成电子表格，应与电子文件一同保存。永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件，并与相应的电子文件拷贝一起保存。
第二十八条
以往形成的电子文件如存在结构信息、背景信息、元数据不完整或存储载体不符合要求的，应按电子文件完整性和有效性的要求及时采取补救措施。如无法达到规定要求又不具备迁移条件的，应采取有效措施保持现状，并及时向档案机构移交。
第二十九条
电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。
第三十条
电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—计算机程序；D—数据文件。
第四章
电子文件的归档方式及要求
第三十一条
电子文件的归档范围按照国家档案局制定的《机关文件材料归档和不归档的范围》执行，并应包括相应的支持软件与相关的背景信息和元数据，以保证归档电子的完整性。
第三十二条
电子文件的保管期限和秘密等级划分，应参照国家档案局制定的《关于机关档案保管期限的规定》和《福建省定密工作程序规定》执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限和涉密文件的标识。
第三十三条
电子文件形成单位在内部局域网或系统专用网的办公自动化系统中设置了鉴定工作的程
序与实时逻辑归档功能的，其鉴定工作可由系统自动完成。
第三十四条
对不具备实时逻辑归档的计算机系统，或采用单台计算机管理文件的，在电子文件归档前应进行鉴定，由文件形成部门或信息管理部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验及确定密级、归档范围和划定保管期限，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收部门。
第三十五条
进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无受到计算机病毒感染等。对存储在光盘、磁盘、磁带等介质中的电子文件检查并清除计算机病毒，并注明是否已经过查毒和杀毒处理。档案机构不应接收含有计算机Y2K问题或其它隐患的电子文件。
第三十六条
电子文件形成部门或信息管理部门可采用逻辑归档和物理归档二种方式，将符合归档条件的电子文件移交至档案机构。逻辑归档可实时进行。物理归档可按照纸质文件的规定定期完成，或根据具体情况另行规定。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
第三十七条
具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件实行制作纸质拷贝件的单位可实行逻辑归档，电子文件逻辑归档按照归档鉴定标识进行，其归档工作，除存储格式和位置暂时保持不变外，其他均应参照国家关于文件归档的有关规定执行。
基本要求：
(一)档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。
(二)电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的归档电子文件要注明一定的标识。
(三)系统管理人员应在指定的服务器上设立存放归档电子文件的物理地址，该服务器必须采取磁盘镜像备份措施。
(四)如有电子文件产生及运行过程的元数据文件，则应将数据文件与归档电子文件一起保存。
(五)档案机构具有对文档数据库的管理权。
(六)应定期将归档电子文件备份至能够脱机保存的载体中。
第三十八条
使用计算机单机进行文件处理，或计算机局域网信息管理系统功能达不到逻辑归档要求的单位，其电子文件的归档采用物理归档方式。
基本要求：
(一)档案机构应与文件形成部门或信息管理部门一起制定电子文件物理归档方案。
(二)文件形成部门或信息管理部门根据归档方案，在电子文件产生时做出相应的归档标记。
(三)应随时在相应办文处理笺上记录经办过程中的情况。
(四)办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。
第三十九条
应将电子档案复制至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。涉密电子文件应按要求单独存储在可靠的载体上，并做好相应的标识。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。
第四十条
电子档案的存储载体类型按优先顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘作为电子档案长期保存的载体。
第四十一条
存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
第四十二条
将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。需要长期保存的电子文件，应将相应的机读目录存在同一载体上。
第四十三条
归档完毕后，应建立检索目录，电子文件形成部门或信息管理部门应及时清理网上的复制件，并将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
第四十四条
归档电子文件的整理按照《福建省归档文件整理细则》的要求进行。将带有归档标识的电子文件进行分类。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。
第四十五条
按电子文件类别代码分别相对组织存储载体。
第四十六条
在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》的项目进行著录，并将著录结果制成机读目录和纸质目录。
第五章
电子档案的保管与利用
第四十七条
电子档案的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，应采用专门的保护设备和保护技术措施。存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35％—45％。重要的电子文件必需备份三套，异库异地保管。
第四十八条
各单位档案机构应定期对保存的电子档案进行抽样机读检验，磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10％，并将检验结果填入《电子档案管理登记表》。如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
第四十九条
各单位档案机构每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。如不兼容，应及时对电子
档案进行迁移操作。
第五十条
对库存电子档案进行迁移操作前，应制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。档案人员应参与迁移工作，并填写《电子档案迁移登记表》。
第五十一条
电子档案的利用应注意以下事项：
(一)封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件；
(二)应严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定；
(三)查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
第五十二条
电子档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，必须在办理审批手续后实施。销毁前应编制销毁清册，指定监销人，并确保信息彻底销毁。属于保密范围的电子档案，如信息存储在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方法连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
第六章
电子档案的移交与接收
第五十三条
各级国家机关单位应适时将形成时间已满5年的，属永久保管的电子档案移交至同级国家综合档案馆，进行集中保管。如保管条件达不到要求的单位，或有其它特殊情况，经档案行政管理部门同意，可提前移交。
第五十四条
电子档案的移交与接收，可采用“在线与离线”两种方式进行，各单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式。文件形成单位如要在网络上移交电子档案时，应在政府专用网的电子公文交换平台上进行，并要履行相应的交接手续。
第三章“变更密级和解密”的有关规定，进行变更密级和解密工作。对需要继续保密的文件，应明确文件的解密日期。
第五十六条
文件形成单位在移交电子档案之前，移交方与接收方均应对准备移交或接收的每套电子档案载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100％时方可进行交接。
第五十七条
文件形成单位在进行离线移交电子档案时，应做到存储载体外观完好、整洁无损；数据完整、内容准确、编目规范；记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备；无计算机病毒。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
第五十八条
国家综合档案馆在接收电子档案时，应核实电子档案真实性、完整性、有效性的检验记录及审核手续。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子档案，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
第五十九条
国家综合档案馆在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。检验不
合格的，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验，履行移交手续。
第六十条
国家综合档案馆验收合格，完成《电子档案移交、接收检验登记表》填写、签字、盖章环节。登记表一式二份，一份交电子文件形成单位，一份由档案馆自存。
第六十一条
撤并单位的电子档案应按规定向接管单位或同级国家综合档案馆移交。
第七章
附则
第六十二条
各单位可参照本办法制订实施的具体办法，并报同级档案行政管理部门核准后方可实施。
第六十三条
第六十四条
第六十五条
——结束——
国家综合档案馆对电子档案的接收、保管与利用另行规定。
本办法由福建省档案局负责解释。
本办法自公布之日起执行。
篇五：企业电子文件归档和电子档案管理指南
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法
讲解大纲
王卫森
前言
2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：
1、电子文件electronicdocument国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronicrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability
电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统businesssystem形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
10、电子档案管理系统electronicrecordsmanagement对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
11、采集capture对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。
12、归档archiving将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。
13、移交transfer按照国家规定将电子档案的保管权交给国家档案馆的过程。
14、登记registration电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一标识符的行为。
15、转换conversion在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。
16、迁移migration在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系
统转移到另一个系统的过程。
17、档案门类代码：指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文字母分别为档案属性头两个汉字汉语拼音的第一个字母。
具体表示如下：文书档案：WS，照片档案：ZP，录音档案：LY，录像档案：LX，科技档案：KJ，专业档案：ZY。等等。
二、总则
（一）电子文件归档与电子档案管理应遵循的原则：纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠。
（二）全程和集中管理。应对电子文件和电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。
（三）严格分工，责任落实。各单位应建立严格的管理制度，明确相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责与分工，主要包括以下四类部门的责任与分工：
1、档案部门：负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。
2、电子文件形成或办理部门：负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作。
3、信息化部门：负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。
4、保密部门：负责监管涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。
（四）明确有关要求：应明确各门类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式要求。
（五）应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。
（六）应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件归档
和电子档案管理。
三、业务系统与档案管理系统
（一）业务系统电子文件归档功能
1、能够形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。
2、应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据。
3、能以单个流式文挡集中记录电子文件拟制、办理过程中对其进行的全部修改信息。
九、文书类声像类电子文件手工归档操作
以上所述，主要建立在业务系统和档案管理系统完备的基础之上。就我市目前情况来看，大多还是单机产生、纸质办理电子文件，所以，手工管理归档电子文件，离线存储和
移交电子文件及电子档案，仍然是主要的方法和途径。并且，这种方法在管理系统完备的情况下也是必要的。
文书电子文件归档操作
（一）文书电子文件收集
1、非OA系统办公条件下电子文件收集：
A、公文传输系统的版式文件(GW格式，sep格式)公文定稿的电子版本（RTF格式）；法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格式）
B、发文审签单的扫描件（起名：发文字号加“审签单”）（JPEG格式）
收文办理单的扫描件（起名：发文字号加“办理单”）
C、公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用MHTML格式）
2、OA系统办公条件下电子文件收集：
A、公文传输系统的板式文件（GW格式，sep格式）
公文定稿（RTF格式）；
法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格式）B、发文审签单、收文办理单（RTF格式）
C、公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用HTM格式）
（二）文书电子文件保存
1、以年度为名称建立文件夹
2、将收集的版式文件（.GW、.sep）、定稿电子版（.RTF）、重要公文的历次修改稿，以及相应的审签单或办理单、公文传输系统收、发文登记单存入该年度文件夹下。
3、将每一份电子文件信息记入《电子文件登记表》
（三）文书电子文件移交
1、文秘人员（或形成机构）于每年整理档案之前，对照《电子文件登记表》内容核对收集的电子文件，无误后填写《电子文件移交接收检验登记表》，并由其领导签字后向档案室移交。
2、档案室档案员核对检验无误后，填写《电子文件移交接收登记表》相应内容，接收电子文件。该表由交接双方各存一份。
（四）文书电子文件归档整理
1、以档案档号为电子档案命名
以件为单位档号结构：
“全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”
例：Z005-WS·2016-D30-BGS-0001一件档案内各组件的计算机文件名为：
“全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号”加文件格式
例如：Z005-WS·2016-D30-BGS-0001·001.sep
（五）文书电子档案保存
1、物理保存介质为一次性可记录光盘（应选正面为金黄色或金绿色光盘），档案馆用档案级可记录光盘。
2、光盘数据存储结构：
盘符：\光盘号（全宗号-WS-光盘序号5位数）\说明文\说明文.txt目录文件\电子档案机读目录.xls、电子档案登记表.xls电子档案\年度\保管期限\档号文件夹
其他文件\版式文件阅读器安装件。
（六）有关问题说明
1、电子档案登记表和电子档案机读目录以光盘为单位填写和著录，即一个光盘只有一个电子档案登记表和一个电子档案机读目录。
2、光盘可存多个年度档案，以光盘容量为限。存入多个年度电子档案时，应将各年度电子档案登记表和电子档案机读目录分别合并成一个登记表和一个目录。
（七）刻录光盘与标识
1、中速刻录：DVD-R:8-12倍速；CD:24-40倍速
2、盘面标识：光盘编号，套号，光盘类型，制作单位及日期或者复制单位及日期，光盘版号。
3、盘盒封底标识：光盘编号，名称，内容摘要，文件格式，密级，光盘类型及容量，保存年限，光盘套号，光盘版号，制作部门，制作日期，复制部门，复制日期。
4、盘盒盒脊标识：光盘编号。
（八）光盘保管
1、光盘单个装盒，竖立存放。
2、存放环境防尘，避免强磁强光和高温。
3、电子档案登记表打印成纸质，与光盘一起保存。
4、每4年抽检一次，指标不合格者予以复制，并填写《电子档案迁移登记表》。
文书电子档案的移交与接收
《电子档案移交与接收办法》
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